Artxibo Nagusiaren eta Historikoaren izaera historikoa duten funtsen inbentario gehienak Access delako Datu Basean daude eta Agiritegi eta Liburutegiko Irakurketa Gelan kontsulta daitezke.

Jaurlaritzak berriki aplikazio informatiko bat erosi duela Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazioaren Artxibo Sistema kudeatzeko. Aplikazio hori, une honetan, ezarpen‑aldian dago.

Artxiboa Kudeatzeko Sistemak (AKS) artxibo‑lana errazten du artxibo‑maila guztietan, izan ere, sistema modular bat da, espedienteak kudeatzeko aplikazio guztiekin integratuta dagoena. Horrela, dokumentu‑mota guztiak identifikatu eta aurkitzeko funtsezkoak diren datu guztiek aplikazio haietatik AKSra migratzen dute.

Tresna honek dituen erabilgarritasun nagusien artean honako hauek dira aipagarri:

• Ondorengo hauen kontrola:
  • Dokumentazioaren ekoizleak,
  • Dokumentuen balioespen, hautaketa eta garbiketa prozesuak

• Hauen kudeaketa:
  • Biltegiratzeko tokiak
  • Funtsen sailkapen‑koadroak eta deskribapen‑elementuak,
  • Barne nahiz kanpoko erabiltzaileari arreta

        Hemendik gutxira, Industria, Merkataritza eta Turismo Sailaren dokumentu‑funtsak Web-etik kontsultatzeko aukera izango dugu, hori baita aplikazio berriarekin bere artxiboak kudeatu dituen Jaurlaritzaren lehen Saila. Geroago, gainontzeko sail guztiak izango ditugu bertan eta, horrela, horien funtsen gaineko kontsultak ere erraztuko dira. Helburu hori hemendik lauzpabost urtera beteko dela aurreikusita dago eta, ondorioz, herritarren eta Administrazioaren arteko harremanak hobetuko dira.